Beim Datenaustausch spielt, vor allem bei der Arbeit mit unterschiedlichen Systemen, die Datei-Version eine wichtige Rolle. Es sollten immer die benötigten und verwendbaren Versionen eines Dateityps definiert werden. Arbeitet ein Beteiligter noch mit einer etwas älteren Version einer Software kann dieser Dateien, die in einer höheren Version abgespeichert wurden, nicht öffnen. Dieses Problem betrifft daher weniger die Abwärtskompatibilität in neueren Programmen, sondern mehr das einheitliche Arbeiten aller Beteiligten beim Datenaustausch untereinander.
Es kann beispielsweise auch vorkommen, dass gewisse CAFM-Programme nur eine bestimmte Version eines Dateiformates richtig interpretieren können und somit ein Import anderer Versionen eines Dateityps nicht möglich ist.
Dies kommt, was Zeichnungen angeht, vor allem bei DWG-Dateien vor, aber auch sonstige Dateiformate im Office-Bereich sind betroffen. Zuletzt als Beispiel bei der Einführung des neueren Dateiformats DOCX/XLSX/etc. zur Vorgängerversion DOC/XLS/etc. Ein weiteres Beispiel ist der kleine, aber feine Unterschied von PDF zu PDF/A.
Bei DWG-Dateien werden neuere Versionen meist mit mehr Informationen angereichert, da sich die Technik im Hintergrund weiterentwickelt hat. Dies führt dazu, dass neuere Dateiversionen von älteren Systemen nicht mehr vollständig und richtig interpretiert werden, im schlimmsten Fall nicht geöffnet werden können