Für die Abgabe einer Projektdokumentation müssen zusätzlich zu Abgabezeitpunkt, Form und Umfang auf die Abgabemöglichkeiten oder sogar Vorgaben definiert werden.
Dabei sollte primär die Art der Abgabe gemeinsam definiert (CD, Papier, Download-Link, …) für die Übermittlung geklärt sein. Hier gibt es unternehmensspezifisch meist schon interne Vorgaben. Werden Projektplattformen oder Clouds genutzt, muss zusätzlich zur rechtlichen Grundlage und der Erreichbarkeit ggf. auch die Zugriffberechtigung sichergestellt und der Datenaustausch für das Projekt generell mit den Beteiligten geklärt werden. Dabei können die Ablagestruktur auf solchen Plattformen, aber auch der physische Aufbau für eine gesamtheitlich einheitliche Archivierung eine Rolle spielen. Es wäre ja schön die gelieferten Dokumentationen in bereits bestehende interne Strukturen integrieren zu können. Dabei darf aber nicht vergessen werden, dass alle Projektbeteiligten Aufwände für die Erstellung haben. Einmal mehr gilt: «So viel nötig, so wenig wie möglich.» Dies bezieht sich hier auf die Vorgaben, sowohl für die Abgabezeitpunkte wie auch für die Abgabevorgaben von Dokumentationen.