Die Abgabe einer Projektdokumentation stellt einen wichtigen Meilenstein für ein Projekt dar. Dies nicht nur bei der Endabgabe, sondern schon während dem Projekt für die Dokumentation wichtiger Teilphasen. Diese gilt es aber projektspezifisch zu beurteilen und dementsprechend die Abgabezeitpunkte zu definieren. Meist sind interne Stellen schon früh auf gewisse Informationen und Dokumente angewiesen, was auch Prozesse mit gewissen Abhängigkeiten einschliesst. Ein Beispiel hierfür wäre das Umzugsmanagement, welches schon frühzeitig die Raumnummerierung benötigt für die Vorbereitungsarbeiten.
Hierbei darf auch nicht vergessen werden, dass die Prüfung einer Projektdokumentation, welche je nach Projekt und Umfang der Dokumentation, eine gewisse Zeit benötigt.
Daher ist es ratsam gemeinsam mit der Projektleitung und den Beteiligten so früh wie möglich diese Meilensteine zur Abgabe realistisch und zielführend zu definieren.